<div dir="auto"><p dir="ltr">Douglas:</p>
<p dir="ltr">Not sure about the exact case law, as I've been retired from planning for a while, but I was taught (and practiced the policy that) any contact between an applicant and one Board Member is strictly forbidden.</p><p dir="ltr">If such a one on one meeting were to occur, the involved Board Member would have information that was not shared simultaneously with the other Members, and, it took place outside of the public's ability to hear what was discussed.  </p><p dir="ltr">This is the definition of Ex Parte (apologies to those better at Latin) communication.  The only way in my book that a Board Member is allowed to interact with the applicant is either in a public meeting, or a public hearing.</p><p dir="ltr">No such prohibition is attached to any communications between applicants and staff, or between staff and Board Members. </p><p dir="ltr">Finally, your Town Counsel can render an opinion which would be binding on the Board Member.  Good luck 🤞.</p>
<div data-smartmail="gmail_signature">Andrea Adams<br>Land Use Planner<br>118 Green Street<br>Woburn, MA 01801<br>508-332-8070</div></div><br><div class="gmail_quote gmail_quote_container"><div dir="ltr" class="gmail_attr">On Thu, Feb 13, 2025, 11:24 AM Douglas Finn via MassPlanners <<a href="mailto:massplanners@masscptc.org">massplanners@masscptc.org</a>> wrote:<br></div><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0 0 0 .8ex;border-left:1px #ccc solid;padding-left:1ex"><div dir="ltr"><div>To all - <br><br>I need some reinforcement for my assumptions:</div><div><br></div><div>I have a board member who is proposing a one-on-one conversation with an applicant, in an attempt to work out differences as to the scope of their proposal, and to try to resolve some of the more sticky details.<br><br>This is in the middle of a special permit public hearing process (that has been continued twice, and will likely be continued again.</div><div><br>To me, I'm afraid this could expose the adjudicative board's decision in being overturned upon appeal.<br><br>Is there case law that supports my nervous concern?</div><div><div dir="ltr" class="gmail_signature" data-smartmail="gmail_signature"><div dir="ltr"><div><br></div><div><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><span style="color:rgb(34,34,34)">Thanks,</span><br style="color:rgb(34,34,34)"><br style="color:rgb(34,34,34)"><span style="color:rgb(34,34,34)">- Doug.</span></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div>
-- <br>
MassPlanners mailing list<br>
<a href="mailto:MassPlanners@masscptc.org" target="_blank" rel="noreferrer">MassPlanners@masscptc.org</a><br>
<a href="http://masscptc.org/mailman/listinfo/massplanners_masscptc.org" rel="noreferrer noreferrer" target="_blank">http://masscptc.org/mailman/listinfo/massplanners_masscptc.org</a><br>
</blockquote></div>