<div dir="ltr"><div dir="ltr">Longmeadow's requirements are lighter and I am interested to hear if your Town Counsel has provided an opinion on the hard time limit to provide material. Our Planning Board has deadlines requiring "all application materials" be delivered a certain number of business days prior to the meeting at which the application will be discussed. Seven days is the minimum (for lighter applications) while Site Plan Review requires 20 days. Of course, applicants still supply supplementary materials up to the time of the meeting. To address this, the Board recently amended their Rules and Regulations with the following:<br></div><div dir="ltr"><br></div><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0px 0px 0px 0.8ex;border-left:1px solid rgb(204,204,204);padding-left:1ex">To the extent feasible, all documents being used as part of the posted meeting must be distributed in advance of the meeting. At meetings where documents are presented for the first time at the meeting, remote participants must have the ability to view those documents during the meeting, either through remote video connections or by distribution via email or link while the meeting is in progress. If Planning Board members who are participating remotely are unable to have access to documents or exhibits introduced at the meeting, or if new information is presented for the first time at the meeting, the Planning Board may decide not to act on that issue during that meeting, subject to deadlines for action.<br></blockquote><div><br></div><div>Corrin Meise-Munns</div><div>Assistant Town Manager / Director of Planning & Community Development </div><div>Town of Longmeadow</div><br><div class="gmail_quote"><div dir="ltr" class="gmail_attr">On Thu, Jan 25, 2024 at 12:00 PM <<a href="mailto:massplanners-request@masscptc.org">massplanners-request@masscptc.org</a>> wrote:<br></div><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0px 0px 0px 0.8ex;border-left:1px solid rgb(204,204,204);padding-left:1ex">Send MassPlanners mailing list submissions to<br>
        <a href="mailto:massplanners@masscptc.org" target="_blank">massplanners@masscptc.org</a><br>
<br>
To subscribe or unsubscribe via the World Wide Web, visit<br>
        <a href="http://masscptc.org/mailman/listinfo/massplanners_masscptc.org" rel="noreferrer" target="_blank">http://masscptc.org/mailman/listinfo/massplanners_masscptc.org</a><br>
or, via email, send a message with subject or body 'help' to<br>
        <a href="mailto:massplanners-request@masscptc.org" target="_blank">massplanners-request@masscptc.org</a><br>
<br>
You can reach the person managing the list at<br>
        <a href="mailto:massplanners-owner@masscptc.org" target="_blank">massplanners-owner@masscptc.org</a><br>
<br>
When replying, please edit your Subject line so it is more specific<br>
than "Re: Contents of MassPlanners digest..."<br>
<br>
<br>
Today's Topics:<br>
<br>
   1. Planning Board Policy for Submission of Meeting Materials<br>
      (John Charbonneau)<br>  <br>
----------------------------------------------------------------------<br>
<br>
Message: 1<br>
Date: Wed, 24 Jan 2024 17:17:30 +0000<br>
From: John Charbonneau <<a href="mailto:jcharbonneau@townofrutland.org" target="_blank">jcharbonneau@townofrutland.org</a>><br>
To: "<a href="mailto:MassPlanners@masscptc.org" target="_blank">MassPlanners@masscptc.org</a>" <<a href="mailto:massplanners@masscptc.org" target="_blank">massplanners@masscptc.org</a>><br>
Subject: [Massplanners] Planning Board Policy for Submission of<br>
        Meeting Materials<br>
Message-ID:<br>
        <<a href="mailto:IA1PR18MB5515839C3A15FEDAE08B79DADF7B2@IA1PR18MB5515.namprd18.prod.outlook.com" target="_blank">IA1PR18MB5515839C3A15FEDAE08B79DADF7B2@IA1PR18MB5515.namprd18.prod.outlook.com</a>><br>
<br>
Content-Type: text/plain; charset="us-ascii"<br>
<br>
Everyone,<br>
<br>
The Planning Board in Rutland recently established a policy that any materials or documents that are to be considered at an upcoming meeting are required to be received a minimum of seven (7) days prior to the meeting in question.  This allows adequate time for the Board, staff, abutters and representatives on the other side of the project to review the materials rather than receiving them the day before the meeting or at the meeting itself, allowing for more productive discussions.  I'm sure most of you have received emails in the hours prior to a meeting with the expectation that they will be received and provided to the Board that evening.<br>
<br>
What other town's Planning Boards have adopted a similar policy?  Thank you in advance for your assistance!<br>
<br>
John<br>
<br>
John Charbonneau<br>
Town Planner & Community Development Coordinator<br>
Town of Rutland<br>
246 Main Street<br>
Rutland, MA 01543<br>
(508) 886-4100 x3001<br>
<br>
-------------- next part --------------<br>
An HTML attachment was scrubbed...<br>
URL: <<a href="http://masscptc.org/pipermail/massplanners_masscptc.org/attachments/20240124/10efea6a/attachment-0001.htm" rel="noreferrer" target="_blank">http://masscptc.org/pipermail/massplanners_masscptc.org/attachments/20240124/10efea6a/attachment-0001.htm</a>><br>
<br></blockquote></div><span class="gmail_signature_prefix">-- </span><br><div dir="ltr" class="gmail_signature"><div dir="ltr"><b>Corrin Meise-Munns</b> <i><font color="#444444">(she/her)</font></i><div><span style="color:rgb(68,68,68)">Assistant Town Manager / Director of Planning & Community Development</span><font color="#444444"><i><br></i></font><div><div><font color="#444444">Town of Longmeadow, MA</font></div><div><span style="color:rgb(68,68,68)">(413) 565-4110</span><br></div></div></div></div></div></div>